Den här guiden utgår från idén om universell utformning. Det innebär att försöka utforma saker som fungerar för så många som möjligt, redan från början.

Innehåll i guiden

1. Råd för alla typer av möten
2. Fysiska möten
3. Digitala möten
4. Hybridmöten
5. Metoder för inkludering
6. Tillgängliga PowerPoints

Om guidens författare

Guiden är framtagen av Samhalls Expertcentrum som består av Maria Johansson, specialist inom ämnet funktionsrätt, Erik Hedin, specialist inom digital tillgänglighet och Seher Yilmas, specialist inom inkludering och jämlikhet.

1. Råd för alla typer av möten

Förbered deltagarna

• Skriv mötets syfte och agenda i kallelsen.
• Var tydlig med start- och sluttid, och håll tiden. 
• Tala om ifall deltagarna behöver förbereda något inför mötet.
• Fråga om allergier eller särskilda kostönskemål.
• Fråga mötesdeltagarna om de behöver skriv- eller teckenspråkstolkning. Grundregeln är att arbetsgivaren ska stå för tolkkostnader för att medarbetaren ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, förutom när det gäller medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar.
• Var noga med att förmedla korrekt besöksadress för eventuella färdtjänstbokningar.
• Skicka gärna ut din presentation inför mötet. Detta kan vara särskilt viktigt för personer med annat förstaspråk än svenska och/eller kognitiva nedsättningar. 

Förbered ditt genomförande

• Planera in pauser vid längre möten (kalla inte pauserna för bensträckare).
• Berätta vad dina bilder föreställer så att alla kan hänga med.
• Berätta gärna hur du ser ut (och om du vill, vilket kön du identifierar dig med) för att inkludera personer som inte kan se dig. 
• Om du vill visa video:
  • Se till att videon har undertext.
  • Kontrollera att videon inte har musik eller bakgrundsljud samtidigt som tal.
  • Om du ska teckenspråkstolka mötet bör även videon teckenspråkstolkas (om du måste prioritera är undertext viktigast). 
  • Syntolka videon eller se till att informationen kan förstås även av någon som bara lyssnar.

Förbered dig själv och platsen

• Bär ”lugna kläder”. Starka mönster eller färger kan göra att några kan ha svårt att koncentrera sig.
• Undvik smalrandiga kläder i digitala möten och när ett fysiskt möte spelas in. Ränderna kan flimra på skärmen och i värsta fall utlösa epilepsianfall. I bästa fall är det enbart störande.
• Välj en lugn bakgrund, både i den fysiska miljön och när du har ett digitalt filter. Det underlättar fokus och koncentration.
• Undvik miljöer med störande bakgrundsljud.

2. Fysiska möten

Inför fysiska möten

Kolla att alla mötesdeltagare kan:

• ta sig till lokalen. Finns hiss? Kan alla nå dörröppnare och dörrklocka? Sätt annars upp lapp med telefonnummer.
• ta plats i lokalen. Finns rätt bord, alltså inte enbart ståbord? Får alla plats? Deltar personer som använder rullstol, ta redan före mötet bort några stolar och om det handlar om flera platser – se till att sprida ut dem i stället för att förutsätta att alla rullstolsanvändare ska sitta på samma ställe.
• se vad som visas. Ser personen som sitter längst bort? Behövs det fler skärmar? Om du använder projektor ska du mörklägga rummet för tillräcklig kontrast. Kolla kvaliteten på din presentation genom att kisa när du tittar på den – hur är färgåtergivningen?
• uppfatta vad som sägs. Behöver någon teckenspråkstolkning? Vid större fysiska möten och event bör du boka skrivtolkning. Om du även bokar teckenspråkstolkning är det viktigt att tolkarna syns väl. Boka tolk i god tid. Exempel på tolkningsföretag som Samhall använder: Svensk Skrivtolkning, Svensk Mediatext, Ningab.

Utsätt inte mötesdeltagarna för risker:

• Undvik starka dofter när du ska träffa personer du inte känner, någon av dem kan vara doftallergiker.
• Ha koll på vad du serverar om du bjuder på mat eller dryck.
• Se till att det finns en innehållsförteckning så att den som är allergisk, gluten- eller laktosintolerant har möjlighet att kolla innehållet i det som serveras.

Under fysiska möten

• Tala om var toaletter och nödutgångar finns. Säkerställ att stor toalett inte är låst. Tala också om nödutgången har nivåskillnad, om du inte är säker på att alla vet det.
• Om du kommer att skicka ut material efter mötet, säg gärna det när du startar mötet.
• Prata tydligt och inte för fort, så att deltagarna hänger med.
• Berätta gärna hur du ser ut och om du vill, vilket kön du identifierar dig med. På det viset inkluderar du personer som inte kan se dig. 
• Om du visar bilder bör du berätta vad de föreställer.
• Finns det mikrofon i mötesrummet? Använd den.
• Finns det teleslinga i mötesrummet? Tala om det och se till att den är aktiverad. 
• Erbjud hjälp men ta aldrig tag i någons hjälpmedel eller i en person för att ledsaga eller visa vägen utan att personen tackat ja till att bli hjälpt. Fråga i stället hur du kan hjälpa till.

3. Digitala möten

Inför och under digitala möten

• Tala om ifall du kommer att spela in och undertexta mötet.
• Prata tydligt och inte för fort, så att både autotextningen och deltagarna hänger med.
• Fråga om deltagarna kan höra dig och se din eventuellt delade skärm, innan du börjar presentera.
• Aktivera svensk textning av mötet. Det är särskilt viktigt vid möten som du spelar in, för att undertexten ska fungera i den inspelade videon. Gör såhär i Teams:
  • 1. Klicka på de tre prickarna ”… Mer”.
  • 2. Välj ”Språk och tal”.
  • 3. Välj ”Aktivera liveundertexter”.
• Om varje deltagare sitter uppkopplad vid egen skärm blir det lättare att ta del av vad som sägs och ger en korrekt närvarolista samt underlättar personliga inställningar av till exempel undertext. OBS! Det här gäller både digitala möten och hybrid. Det är alltså bättre än att mötesdeltagarna enbart tittar på och syns på en stor skärm i mötesrummet. Se råd för ljud under hybridmöten nedan.

4. Hybridmöten

• Har alla som befinner sig i samma mötesrum egna datorer? Se då till att alla deltar digitalt på sina egna skärmar och därmed på samma sätt. Det gör det lättare att ta del både av vad som sägs och visas samt att delta för den som är med på distans.
• Använd EN ljudkälla i mötesrummet så att ni slipper skapa eko. Enklast är en separat högtalare och microfon men ofta fungerar det även med att enbart en dators ljud och mikrofon aktiveras.
• Gör det till en vana att vända dig först till de personer som deltar på distans, därefter till de som befinner sig i samma mötesrum som du.

5. Metoder för inkludering

• Presentationsrunda: Är det ett möte där deltagarna inte känner varandra? När mötet startar, låt alla presentera sig med namn och roll.
• Spelregler: Tala om, eller kom överens om, vilka regler som gäller. Exempel:
  • Använd gärna ”räck upp handen”-knappen digitalt men erbjud även andra sätt att begära ordet.
  • Utse någon som har koll på chatten i digitala möten.
  • Kom överens om hur mikrofonen ska användas i digitala möten, om det till exempel är störande ljud hos någon deltagare.
  • Tala om vem som fördelar ordet under mötet.
  • Bestäm om digitala deltagare förväntas delta med video.
• Förklara och visa agendan (steg för steg) och syftet med mötet.
• Checka in: Inled mötet med en incheckning, där alla får svara på en bestämd fråga. Genom denna metod bygger du en teamkänsla och alla får en chans att uttrycka sig tidigt i mötet. Förslag på incheckningsfrågor:
  • Vad går jag in med för känsla i detta möte?
  • Vad har jag gjort för att kicka igång mig själv idag?
  • Vad gjorde mig senast väldigt glad?
• Checka ut: Avrunda mötet genom att ställa en fråga som alla får svara på. Detta är ett tydligt avslut på mötet och bidrar till att utveckla er möteskultur. Förslag på frågor:
  • Vad lämnar jag detta möte med för känsla?
  • Vad har jag lärt mig alternativt vad kommer jag ha nytta av från detta möte? Svara med ett ord/en mening!
  • Det här tycker jag var bra på vårt möte idag.

6. Tillgängliga PowerPoints, bildspel och presentationer

• Förbered presentationer med stor text och få saker per sida. Tänk så här: Om din presentation går att uppfatta från en mobilskärm kommer den funka fint på en stor skärm.
• Förbered presentationer där du endast har den information som du faktiskt kommer att prata om.
• Använd tillräckliga kontraster, undvik därför exempelvis vit text på gul bakgrund.
• Läs upp texten som står på dina bilder i din presentation. Beskriv gärna bilderna i ord.
• Om du använder animationer, använd lugna rörelser som inte stressar, blinkar och stör.
• Mät gärna hur lång tid det tar att gå igenom din färdiga presentation. Informera mötesdeltagarna om antalet bilder du ska visa och hur lång tid det kommer att ta – för vissa är detta en viktig trygghet att veta i förväg.